Responsable de base / Log / Admin - Aioun El Atrouss

MISSION et FONCTIONS Solidarités International est une association humanitaire qui secourt des populations en détresse, essentiellement victimes des conflits armés et des guerres. Spécialisée depuis 30 ans dans la couverture des besoins vitaux, à savoir manger, boire et s'abriter, elle prend en charge des programmes d'urgence puis de reconstruction. Dans le respect des cultures, Solidarités International met en œuvre ses programmes en unissant ses compétences à celles des employés et des cadres locaux. Les équipes de Solidarités International, composées d’environ 180 expatriés et de près de 1500 de cadres et d’employés locaux, sont aujourd'hui présentes en Afghanistan, au Pakistan, au Bangladesh, en Côte d’Ivoire, en Haïti, au Kenya, au Libéria, au Mali, en Mauritanie, au Myanmar, en République Centrafricaine, en République Démocratique du Congo, en Somalie, au Sud Soudan, au Tchad, et en Thaïlande. Le RB/Log/Admin assure la représentation de Solidarités International par délégation du Chef de Mission sur une base ou sur une zone géographique. Il anime la vie de la base et veille à la bonne communication entre les différents services. Le RB/Log/Admin est chargé de la mise en œuvre et de la supervision de l’ensemble des activités logistiques sur sa base d’affectation. Sous la supervision fonctionnelle du coordinateur logistique, il organise le support logistique aux programmes dans le respect des procédures Solidarités International. Il assiste le coordinateur logistique dans la mise en œuvre des règles de sécurité. Il assure la gestion administrative, RH, comptable et financière de sa base, dans le respect des procédures bailleurs et Solidarités International, sous la supervision fonctionnel du coordinateur admin/RH. Il supervise les opérations comptables, la gestion de la trésorerie et effectue le suivi budgétaire en collaboration avec les responsables de programmes. Il est également le garant de la bonne application de la politique Ressources Humaines Solidarités International sur sa base. Il appuie, suit et forme les membres de ses équipes.

FONCTIONS

Volet Responsabilité de base Coordination et suivi • Assurer l’animation, développer la cohésion de l’équipe • Veiller à la coordination et à la communication entre les différents services

Gestion de la sécurité sur la base • Etre responsable de la sécurité des équipes et des biens sur sa base, sous la supervision du CDM et du coordinateur logistique • S’assurer du briefing sécuritaire à tous nouveaux arrivants sur sa base • Sous la supervision du coordinateur logistique, participer à la mise à jour régulière des documents et procédures liés à la sécurité • S’assurer du respect par tous des règles et procédures de sécurité sur sa base • Mettre en œuvre les moyens déterminés par l’équipe de coordination pour assurer la sécurité des équipes • Former les équipes aux procédures et règles de sécurité • Faire remonter les informations relatives à la sécurité à son responsable hiérarchique • Sécurisation des enceintes bureau et maisons. Reporting / communication / représentation • S’assurer que les informations clés circulent correctement, sur la base et entre la base et la coordination • Collecter et compiler les informations opérationnelles et les rapports des équipes et transmettre à la coordination selon le planning défini • Gérer et centraliser les communications internes et externes sur la base • Etre un participant actif aux forums humanitaires et réunions de coordination Volet Logistique Gestion du parc véhicules - Négocier les contrats de location de véhicules et des motos en fonction des demandes des programmes, de la base - Superviser la planification et l’exécution des opérations de maintenance et de réparation des véhicules de la mission - Etablir le planning des mouvements de véhicules quotidien/hebdomadaire - S’assurer de la composition et de la présence du lot de bord dans tous les véhicules (trousse 1ère urgence, outils) - Assurer de façon permanente la formation générale des chauffeurs et procéder à un contrôle régulier des connaissances - Responsabiliser l'équipe des chauffeurs au respect des procédures et des règles de sécurité propres à Solidarités International - Vérifier la présence et la bonne utilisation des carnets de suivi véhicule - Assurer le suivi, la consolidation, l'analyse et le compte-rendu des consommations de carburant et des index kilométriques pour chacun des véhicules et motos - Prévenir les détournements de carburant et de pièces détachées - S’assurer de la présence, du classement et du suivi des documents administratifs pour chacun des véhicules Gestion du parc générateur-motopompe - S’assurer de la mise en place et du respect des feuilles de suivi sur les générateurs et motopompes - Gestion des consommations générateurs-motopompes - Superviser la planification et l’exécution des opérations de maintenance Gestion du parc équipement / télécommunication Optimiser la répartition du matériel selon les besoins des activités

Organiser l’installation, la sécurisation et le suivi du matériel
Installer et assurer une maintenance régulière des moyens de communication
Former les équipes à la bonne utilisation des moyens de communication
S’assure de la couverture en communication des équipes
Garant de l’intégralité du matériel Solidarités de sa base Gestion et suivi du parc informatique • Mettre à jour les antivirus • Mettre en place une procédure de sauvegarde et de protection des données • S’assurer de l’entretien et de la bonne utilisation du parc informatique • Offrir une assistance technique aux équipes et organiser des sessions de formation Gestion de la maintenance des maisons, du bureau, stock • Est garant de l’amélioration des conditions de vie et de travail de l’ensemble des équipes • Assure le suivi de la maintenance des bâtiments (électricité, plomberie, structure) • En collaboration avec le service achat passe ces commandes pour pouvoir assurer les travaux de maintenance • Réalise les contrats de service nécessaire à la réalisation des travaux de maintenance • Assure les éventuelles réhabilitations Gestion de l’approvisionnement • Réaliser l’analyse d’environnement achat au niveau local • Superviser la mise à jour des listes de prix et des fichiers fournisseurs • Maitriser les procédures d’achat Solidarités International et celles des bailleurs finançant les programmes de la mission • Etablir et mettre à jour les chronogrammes d’achat en fonction du tableau de marchés, des chronogrammes d’activités et des contraintes logistiques contextuelles et procédurales • Réceptionner, vérifier et traiter les demandes de cotations et BCI • S’assurer du suivi et du respect des lignes budgétaires affectées à la logistique • Superviser la constitution des dossiers d’achats et rédiger les contrats • Participer à la rédaction des appels d’offre • Superviser la mise en œuvre des achats en veillant au respect des règles et procédures de validation • Sélectionner les fournisseurs, négocier les prix, les délais et les modalités de livraison • S’assurer que les dossiers d’achats sont complets et archivés selon les procédures Solidarités International • Assurer le suivi des relations avec les fournisseurs Gestion des stocks • Choisir les locaux, décider du plan d’aménagement et organiser la sécurisation des espaces d’entreposage • S’assurer des bonnes conditions de stockage du matériel et veiller au contrôle des dates de péremption • S’assurer du respect des procédures pour les entrées et sorties de stock

• Garantir la bonne tenue de la documentation liée au stockage • Superviser l’inventaire physique mensuel des stocks Reporting / Capitalisation • Assurer la capitalisation des listes de prix et de fournisseur sur la base. • Assurer le suivi BCI et informer les demandeurs de l’avancement du traitement de leurs commandes • Envoi d’un rapport hebdomadaire au coordinateur terrain • Consolider mensuellement le pack logistique et le faire remonter au coordinateur logistique (Suivi des consommations, état de parc, inventaire, suivi des BCI) • Fournir au coordinateur logistique tous les éléments nécessaires à la rédaction des rapports intermédiaires et finaux • Faire remonter les dossiers achat des programmes clôturés à la coordination selon la périodicité établie Volet Administration : Gestion des Ressources Humaines: • Analyser et quantifier les besoins en personnel logistique et admin • Recruter, former et encadrer l’équipe logistique et admin • Effectuer les EAP des membres de l’équipe logistique et admin • Organiser des réunions formelles régulières avec les membres de son équipe • Remettre à jour régulière des descriptifs de postes ; s’assurer de l’existence d’un profil avant chaque recrutement • Assurer le suivi comptable et financier des expatriés : per diem, avances etc. ; • Participer à l'accueil et l’intégration du nouveau personnel (local et expats), assurer le briefing administratif ; • Superviser la gestion administrative du recrutement et de l’embauche du personnel de sa base (signature et remise du contrat de travail, remise du règlement intérieur et de la description du poste, ouverture du dossier administratif, information sur la période d'essai) ; • Rédiger et assurer le suivi des contrats de travail des employés de sa base (statuts, fonctions, horaires, affectation, rémunération, etc.) ; • Assurer le suivi du dossier de chaque salarié et tenir le registre général du personnel : personnel en service, date des congés, avancement, fin de contrat, etc. ; • S’assurer de la mise en place des EAP selon les procédures définies et suivre l’évolution professionnelle du personnel ; • Récolter et recueillir les souhaits de formation / Participer à la mise en place d’un plan de formation ; • Tenir à jour l’organigramme de la base ; • Participer à l'instruction et à la décision des mesures disciplinaires ; • Superviser le recueil des éléments permettant l'établissement de la paie et veiller à la bonne conduite de celle-ci ; • Calculer les impôts et taxes à payer aux organismes haïtiens ; • Assurer le suivi (affiliation / cessation) des employés auprès des organismes d’assurances ; • Participer à la définition /à l’application et au respect des politiques RH et des politiques salariales et sociales Solidarités International. Evaluer les risques liés aux changements de politique salariale et sociale ; • Assurer le suivi administratif des contentieux et représenter l'organisation devant les autorités administratives (inspection du travail) et éventuellement judiciaires.

Gestion de la trésorerie/comptabilité: • Gérer la trésorerie de sa base et veiller au bon approvisionnement des banques et caisses • Gérer les transferts et veiller à la sécurité des fonds • Elaborer les prévisionnels de trésorerie avec les responsables programmes • Superviser la tenue physique et la sécurité des coffres et caisses • Valider tous les décaissements et engagements de dépenses, en respectant les procédures Solidarités International • Superviser la tenue de la comptabilité sur sa base, contrôler les soldes de caisse et du coffre • Suivre les livres de banque pour sa base et tenir le coffre • Préparer et superviser la clôture mensuelle, la révision et l’intégration de la comptabilité de sa base • Contrôler les classeurs comptables avant envoi en coordination Suivi budgétaire / financements : • Mettre à jour les tableaux d’affectation pour sa base • Contrôler les coûts de fonctionnement de sa base d’affectation • Mettre à jour et analyser les suivis budgétaires en concertation avec les équipes logistiques et programmes (participe à l'analyse de l'évolution du projet, analyse les écarts entre le prévisionnel et la comptabilité réalisée, élabore le budget prévisionnel et participe à la rédaction du document explicatif du budget en lien avec le programme) • Faire le rapprochement entre consommation budgétaire et avancée des activités & Proposer des modifications, ré-estimations, réaffectation au coordinateur administratif • Assister le Coordinateur Administratif dans l’élaboration des rapports financiers et les travaux d’audits • Participer à l’élaboration des budgets pour les nouveaux projets et en concertation avec les équipes • Participe au suivi des engagements pris auprès des bailleurs de fonds : respect des termes et modalités des contrats, participation à l’établissement des rapports financiers dans les formes imposées par les bailleurs. Gestion administrative des lieux de vie et de travail • Vérifier et valider tous les contrats rédigés sur la base • Participer au choix des locaux Solidarités International • Suivre les relations avec les propriétaires et assurer le suivi administratif des locations, des sinistres Gestion administrative de la mission • Veille au respect des législations nationales en vigueur. • Veille au respect des procédures SOLIDARITES INTERNATIONAL • Assure les relations administratives avec les autorités nationales et leurs représentants au niveau local. Reporting / communication : • Nouer et entretenir des relations avec les autorités administratives au niveau local et régional • Effectuer une veille sur les réglementations en vigueur, sous la supervision fonctionnelle du coordinateur administratif • Participer aux réunions relatives aux aspects administratifs, représenter Solidarités International sur demande et/ou sur délégation • Assurer le reporting administratif RH et financier vers sa coordination selon le calendrier administratif Solidarités International

PROFIL

Formation : Formation en gestion financière ou logistique, management Expérience : Expérience professionnelle d’au moins 2 ans Expérience du management indispensable Expérience en gestion, finance et comptabilité Expérience de travail en gestion de la sécurité Compétences et connaissances techniques : • Forte capacité de travail • Capacité à accomplir de nombreuses tâches simultanément • Compétence en gestion de personnel, encadrement, • Maîtrise de l’outil Saga fortement recommandée. • Connaissance du logiciel de gestion des RH HOMERE est un plus. • Connaissance des procédures administratives et financières des bailleurs de fonds • Connaissances en gestion des Ressources Humaines ; • Mise en œuvre de la gestion de la sécurité des équipes nationales et expatriées dans un contexte de conflit de basse intensité indispensable • Connaissance des procédures logistiques d’achat, de transport et de gestion de stock • Connaissances générales des procédures Solidarités International • Connaissance informatique de base indispensable (Word, Excel, Outlook, internet) • Connaissance en informatique réseau et en hardware est un plus • Connaissance général en entretiens et maintenance de locaux (plomberie, électricité, assainissement, …) est un plus Informatique : - Bureautique : Outlook, Word, Excel, power point Savoir être : - Autonomie - Curiosité (aller régulièrement sur le terrain) - Résistance au stress - Capacité à gérer l’imprévu - Capacité à vivre en collectivité - Savoir rester impartial et objectif Langues : Français lu, écrit et parlé parfaitement STATUT Poste salarié : à partir de 1400 euros brut par mois, selon expérience, plus 10% de prime de congés payés versés mensuellement et Per Diem mensuel de 500 dollars