Dans les domaines de la mobilisation des ressources et du delivery, le PNUD RDC s’est maintenu au premier rang parmi les bureaux de pays du PNUD RBA. En effet depuis 2007 les ressources mobilisées avoisinent les 150 à 200 millions de dollars par an. Corolairement le nombre de projets a aussi augmenté de façon significative. Actuellement le bureau du PNUD RDC compte plus de 300 projets actifs. Des problèmes récurrents de déficit, de dépassement budgétaire, d’avances non apurées, de rapports non soumis aux bailleurs, de clôture de projets, pour ne citer que ceux la, affectent négativement la performance du bureau sur le Balanced score card et la crédibilité du PNUD RDC en tant que partenaire de développement fiable et efficient. D’autre part, vu l’ampleur du portefeuille du bureau, ces problèmes affectent également la performance globale du Bureau Régional du PNUD pour l’Afrique (RBA). La gestion des projets et particulièrement celle des ressources financières sont complexes et nécessite un savoir faire et une réorganisation de certaines fonctions au sein du bureau.
Sous la supervision des deux Directeur Pays adjoints, l’unité de Support à la Performance du Programme et à la Gestion des Ressources (PPRMU) est créée et a pour objectif de renforcer la gestion des projets et des ressources financières, assurer le control interne, renforcer les capacités internes et conséquemment améliorer la performance du bureau dans le BSC.
L’unité de Support à la Performance du Programme et à la Gestion des Ressources (PPRMU) résulte de la fusion de l’unite Oversight et du PMSU. Seront aussi en gestion matricielle, les Operations Manager des deux piliers du programme à savoir l’unité Lutte contre la Pauvreté et celle de la Bonne Gouvernance notamment en matière de gestion des ressources financières., suivi du portefeuille des deux piliers.
Pour appuyer l’unité, le PNUD se propose de le renforcer en ressources humaines en pourvoyant au poste d’Assistant(e) Administratif(ve). |
Sous la supervision générale du Chef de l’unite PPRMU, l’Assistant administratif à la Coordination du Programme Gouvernance aura pour tâches de:
1. Fournir l'assistance administrative efficace, conformément aux procédures et normes administratives et financières du PNUD, en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants : - Recevoir, enregistrer et distribuer les courriers/ Révisions budgétaires reçus a l’unité ;
- Rédiger, faire la mise en forme et la distribution des correspondances courantes, des notes sommaires, des documents et les comptes rendus de réunions, etc. et en assurer le suivi ;
- Elaborer les correspondances (mémo, lettres, messages électroniques) demandées par le responsable de l’unité ;
- Organiser et maintenir un système de classement approprié de tous les documents administratifs/ révisions budgétaires, inventaires, CDRs et autres rapports et annexes en assurant leur conservation confidentielle ;
- Assurer le suivi administratif des dossiers du personnel affecté auprès de l’unité et produire mensuellement le rapport sur le personnel (fiches de présence, demandes de congé, etc.);
- Mettre à jour les dossiers du personnels ;
- Coordonner avec les services d’intendance les questions d'entretien du bureau de l’unité.
2. Fournir l'appui efficace dans la gestion des fournitures, conformément aux règles et procédures administratives, en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants : - Passer en revue les demandes de fourniture, lancer les procédures d’acquisitions des fournitures de manière transparente et rentable ;
- Gérer les fournitures de bureau, et assurer leur approvisionnement de façon régulière;
- Assurer la reproduction des documents de l'Equipe.
3. Fournir l'appui efficace, conformément aux règles et procédures, en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants : - Appuyer la préparation des missions et déplacements gérés directement au niveau du bureau de Chef de l’Unité (rendez-vous, logistique, documentation…);
- Préparer les missions et les déplacements des membres de l’équipe en élaborant les ordres de mission, en préparant les demandes d'autorisation à la Sécurité des Nations Unies, en assurant le suivi avec les services des Finances et des Voyages du PNUD ;
- Suivre avec les services de voyage le processus d’obtention des visas et autres exigences de voyage ;
- Exécuter, à la demande du Responsable de l’Unité, toute autre tâche entrant dans le cadre des attributions de son mandat.
4. En étroite collaboration avec les autres membres de l’unité, Il ou elle sera responsable de l’archivage des dossiers et assurera la conservation physique et électronique des différents documents du projet: - Inventorier les documents et dossiers existants au niveau du projet;
- Mettre en place un système de classement des documents par unités;
- Recevoir, traiter et classer les documents;
- Créer un fichier électronique de ces classements;
- Mettre en place un système de codification et archivage électronique des documents afin de faciliter la recherche et leur localisation;
- Faciliter la consultation des documents par les personnes autorisées;
- Maintenir à jour les différents classements;
- Exécuter toutes autres tâches qui lui seront confiées dans le cadre des opérations, en relation avec ses fonctions.
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Planification et organisation: - Faire preuve d'une capacité à planifier et à organiser son travail et avoir une expérience comme membre d’une équipe de gestion d’un portefeuille de projets humanitaires.
Communication: - Etre capable d’écrire de façon claire et concise et de bien s’exprimer oralement;
- Avoir le contact facile et posséder des capacités à développer et entretenir de bonnes
relations de groupe.
Aptitude technologique: - Bonne maîtrise de l'outil informatique.
Travail en équipe : - Aptitude à interagir, à établir et à maintenir de façon effective de bonnes relations de travail aussi bien avec les collègues, le supérieur hiérarchique qu'avec des personnes ayant des cultures différentes, de bonnes relations de travail, dans le respect de la diversité.
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| Education: - Etre titulaire d’un diplôme de capacitaire ou graduat en secrétariat de direction, sciences économiques ou de gestion, finances, comptabilité ou discipline similaire.
Expérience: - Avoir au minimum 5 ans d’expérience professionnelle en matière de secrétariat et de l’administration.
- Maitrise de l’outil informatique (MS-Office : Windows, Word, Excel, etc.). La connaissance approfondie des tableurs et logiciels de bases de données, la connaissance des procédures du Système des Nations Unies en matière de gestion, d’acquisition des biens et services constitue un atout.
Langues Requises: - Une excellente maîtrise de la langue française est exigée. Une bonne connaissance de l’anglais serait considérée comme un avantage.
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| UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence. |
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